Binnen veel kantoren is melden van een zorg of een probleem ‘eng’ of komen signalen of verbeterkansen binnen via e-mail, losse gesprekken of verschillende systemen. Daardoor missen ze vaak context, opvolging en aantoonbaarheid, precies waar het bij klachten, incidenten en meldingen op aankomt.
Een goede registratie van verbeterpunten is juist een teken dat het kwaliteitsmanagmentsysteem goed functioneert.
De Feedback Hub brengt dit samen in één veilige intake- en opvolgingsflow, gekoppeld aan risico’s in Controls OS, zodat meldingen transparant worden gemaakt en leiden tot aantoonbare verbetering, met passende vertrouwelijkheid en traceerbaarheid.
Wanneer meldingen of verbetersuggesties versnipperd of informeel worden geregistreerd, ontstaat risico op onvolledige dossiervorming, inconsistent of willekeurig handelen en beperkte managementinformatie. Dat raakt niet alleen compliance, maar ook cultuur en kwaliteitsbewustzijn: teams leren minder van signalen en verbeterkansen verdwijnen uit beeld. Feedback Hub maakt van meldingen een beheerst en transparant proces dat de verbetercyclus voedt.
Feedback Hub is het centrale domein binnen Normavix voor het ontvangen en registreren van meldingen, waaronder verbetersuggesties, klachten, (proces) incidenten en meldingen. Het ondersteunt intake, classificatie, opvolging en vastlegging met audit-trail, gericht op verbeterkansen, met waarborgen voor vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens. in de praktijk functioneert het als extra borging (reactief) bovenop de proactieve beheersing in de workflows.
Feedback Hub is de uitlaatklep binnen het kwaliteitsstelsel: signalen die anders onder water blijven, komen sneller aan de oppervlakte en kunnen worden gekoppeld aan doelen en risico’s. Meldingen leiden tot taken en opvolging en worden meteen zichtbaar in dashboards en op de workflow. Bestuurlijke besluitvorming kan waar nodig plaatsvinden via Boardroom en waarbij meldingen effectief worden meegewogen in de besluitvorming.